In een eerder opiniestuk van Heinrich Winter en Chantal Ridderbos-Hovingh (DvhN, 3 juni 2020) werd geopperd dat de mogelijkheid van digitaal vergaderen een uitkomst kan bieden voor gemeenteraden.
De Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming geeft daarvoor nu de grondslag. De raad zou digitaal makkelijk en snel(ler) bijeen kunnen komen om een besluit te nemen over het uit te brengen advies. Deze vraag stond centraal in een onderzoek dat wij het afgelopen half jaar hebben uitgevoerd in opdracht van het ministerie van BZK, waar is gesproken met o.a. griffiers, raadsleden en beleidsambtenaren. U vindt het onderzoeksrapport hier.
Uit ons onderzoek volgt dat digitaal vergaderen niet het ‘antwoord’ vormt op de krappe termijnen waarbinnen de gemeenteraad moet adviseren. Het is niet zo dat digitaal vergaderen ervoor zorgt dat de procedure voor het uitbrengen van een advies aanmerkelijk (lees: weken) korter wordt. Ook bij digitaal vergaderen hebben raadsleden bijvoorbeeld tijd nodig om de vergaderstukken te lezen. Daarnaast zal de raad naar verwachting vooral willen adviseren over activiteiten die ‘politiek-bestuurlijk gevoelig’ liggen. Denk bijvoorbeeld aan activiteiten die een grote impact hebben op de omgeving en waar veel omwonenden bezwaren tegen hebben. Juist in deze gevallen bestaat bij raadsleden de behoefte om een goed debat te voeren en om elkaar in de ogen te kunnen kijken. Dan heeft een fysieke setting de voorkeur boven een digitale vergadering. Bij digitaal vergaderen worden namelijk beperkingen ervaren in de mate van interactie en de non-verbale communicatie tussen raadsleden.
Dit betekent niet dat digitaal vergaderen geen mogelijkheden biedt, integendeel. Digitaal vergaderen heeft voor raadsleden als voordeel dat zij gemakkelijk en snel bijeen kunnen komen en vanuit elke locatie kunnen deelnemen aan de vergadering. In situaties waar sprake is van spoed, in vergaderingen waar een minder politiek gevoelig onderwerp op de agenda staat of vergaderingen waar weinig raadsleden aan deelnemen, kan digitaal vergaderen met name een uitkomst bieden. Bovendien geldt dat de mogelijkheden van digitaal vergaderen in de toekomst alleen maar zullen toenemen. Er wordt immers steeds meer ervaring opgedaan met digitaal vergaderen en de (technische) ontwikkelingen op het gebied van videobellen staan ook niet stil.
Kortom, digitaal vergaderen biedt – als aanvulling op het fysiek vergaderen – zeker mogelijkheden en kansen om het besluitvormingsproces van de gemeenteraad te optimaliseren. Naast het benutten van deze mogelijkheden, is het raadzaam voor de raad en het college om de eigen procedures goed onder de loep te nemen. Veel gemeenteraden hebben – gelet op de vergadercyclus – al snel minimaal een maand nodig om een raadsbesluit te nemen. Ook het college (en de ambtelijke organisatie) hebben vaak relatief veel tijd nodig voor het in behandeling nemen en toetsen van een vergunningaanvraag. Mogelijk kan tijdswinst worden behaald door de procedure binnen de raad en het werkproces bij de ambtelijke organisatie efficiënter en strakker te organiseren.