Mag het wat duidelijker?

‘Het bovenstaande in ogenschouw nemend komt de commissie tot de conclusie dat het college terecht en op juiste gronden gekomen is tot afwijzing van de subsidieaanvraag.’

 ‘Het bestreden besluit wordt beoordeeld tegen de achtergrond van de toepasselijke regelgeving, waarbij de commissie in ieder geval de volgende bepalingen van belang acht….’

‘Ingevolge artikel 2.10, eerste lid, van de Wabo geldt bij beslissingen omtrent de verlening van een omgevingsvergunning voor de activiteit “Bouwen” het zogenaamde limitatief-imperatieve stelsel.’

Voor juristen en secretarissen zijn deze formuleringen vast gesneden koek. In bijna elk advies komen ze voor. Voor burgers ligt dat soms anders. Zulke formuleringen kunnen ervoor zorgen dat een advies moeilijk leesbaar is en verkeerd wordt begrepen. Hoe schrijf je als secretaris een juridisch correct en zorgvuldig advies en verlies je daarbij niet de lezer? We geven je vier tips!

Les 1: Schrap!         
Voor een goed leesbaar advies geldt vaak: hoe korter, des te beter. De formats die commissies gebruiken voor hun adviezen zijn soms erg uitgebreid. Het advies bevat dan een verslag van de hoorzitting en citeert letterlijk belangrijke wettelijke bepalingen. Soms zijn er aparte kopjes waaronder de reactie van het college in verweer aan bod komt.

Als tip geven we mee om het verslag in de bijlage op te nemen. Ook kun je een overzicht van wettelijke bepalingen als bijlage opnemen. De belangrijkste wettelijke bepalingen kan je vaak ook goed in de inhoudelijke beoordeling verwerken, waardoor een uitgebreid overzicht van wetsartikelen overbodig is. Vaak is het niet nodig om ze apart te aan te halen. Hetzelfde geldt voor het opnemen van een samenvatting van het verweer.

Les 2: Schrap nog meer! 

Het valt op dat sommige adviezen uitgebreid ingaan op bijvoorbeeld de ontvankelijkheid. In de meeste gevallen is het voldoende om te concluderen dat het bezwaarschrift ontvankelijk is. Pas als er twijfel is over de ontvankelijkheid, bijvoorbeeld of er gevolgen van enige betekenis zijn of het te laat indienen verwijtbaar is, is het noodzakelijk om deze beoordeling uit te schrijven.

Ook zien wij in sommige adviezen een uitvoerig feitenrelaas. Het is vanzelfsprekend verstandig om de feiten helder te schetsen, maar vaak zijn niet alle feiten en omstandigheden relevant. Hetzelfde geldt voor de opgesomde wettelijke bepalingen. Tip is om achteraf kritisch te kijken welke feiten en bepalingen echt belangrijk zijn en welke prima verwijderd kunnen worden.

Les 3: Formuleer korte en eenvoudige zinnen!

Korte zinnen lezen makkelijker dan lange zinnen. Zie bijvoorbeeld deze overweging van de Centrale Raad van Beroep:

Appellanten hebben weliswaar de op hen rustende inlichtingenverplichting geschonden door geen melding te maken van het bezit van de woning en door geen gegevens te verstrekken over de verwervingsdatum ervan, maar dit doet niet af aan de hiervoor vermelde bewijslast die op de Svb rust.’

De zin telt maar liefst 45 woorden, maar kan ook zo geformuleerd worden:

Appellanten hebben geen melding gemaakt van het bezit van de woning. Zij hebben hierdoor de inlichtingenverplichting geschonden. Dit doet niet af aan de bewijslast die op de Svb rust.’

Ook worden zinnen begrijpelijker door geen passieve formuleringen te gebruiken. Dus in plaats van:

Bij brief van 13 april 2021 is door het college aan bezwaarde een last onder dwangsom opgelegd waarin een hersteltermijn is opgenomen voor het beëindigen van de overtreding.’

Het college heeft op 13 april 2021 aan bezwaarde een last onder dwangsom opgelegd. Bezwaarde moet binnen de hersteltermijn de overtreding beëindigen.’

Les 4: Vermijd juridisch jargon en ouderwets taalgebruik          
Soms is het nodig om bepaalde juridische termen te gebruiken. Je ontkomt bijvoorbeeld niet aan de woorden ‘ontvankelijk’. Heel vaak zijn wel alternatieven beschikbaar. Vervang bijvoorbeeld de volgende jeukwoorden:

Jeukwoord

Alternatief

Voorts

Verder

Indien

Als

Onderhavige zaak

Deze zaak

Derhalve

Daarom

Anderszins

Op een andere manier/anders


Workshops secretarissen

Deze tips kwamen naar voren tijdens de workshops secretarissen. Elk kwartaal vinden deze workshops plaats. Tijdens deze bijeenkomsten delen we ervaringen en bespreken we de dilemma’s die horen bij het functioneren als secretaris. In de afgelopen bijeenkomsten stonden we bijvoorbeeld stil bij de leesbaarheid van de adviezen en bij de informele behandeling. Ook inhoudelijke vragen over bijvoorbeeld de ontvankelijkheid kunnen aan bod komen.


Vragen of reacties?          
Heb je nog meer tips? Laat het ons weten!  
Voor meer informatie over de secretarissenworkshops, neem contact op met Erwin Krol en Christine Veen.

Dit is een artikel uit onze nieuwsbrief Bezwaar. Geïnteresseerd in bezwaarafhandeling en (algemeen) bestuursrecht/juridische zaken? Meld u aan via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. (noem daarbij ‘nieuwsbrief Bezwaar’).

Pro Facto Tweets

Search