Op verzoek van de gemeenteraad heeft de rekenkamer van Leeuwarden een onderzoek gedaan naar de toezichtsrelatie tussen de gemeente en Proloog. Het onderzoek is uitgevoerd door Pro Facto. Aanleiding voor het onderzoek zijn de grote financiële problemen waarin Proloog terecht is gekomen na haar verzelfstandiging op 1 januari 2009.
De rekenkamer constateert dat de problemen van Proloog niet op onderwijskundig, maar op bedrijfseconomische gebied liggen. De rekenkamer concludeert dat Proloog de gemeente te laat en onvolledig heeft geïnformeerd over de financiële problemen. De problemen ontstonden reeds in het eerste zelfstandige jaar (2009), maar de ernst van de financiële situatie werd pas medio november 2010 in volle omvang aan de gemeente medegedeeld. Eerder in 2010 door Proloog afgegeven signalen over de financiële problematiek waren ten onrechte geruststellend.
Deze conclusie is gebaseerd op een aantal met elkaar samenhangende zaken, zoals:
- bij de verzelfstandiging van Proloog is in onvoldoende mate een omgevingsanalyse en/of een risicoanalyse uitgevoerd, waarmee inzicht had kunnen ontstaan in de kansen en vooral bedreigingen waar het openbaar onderwijs mee te maken zou krijgen; ook na de verzelfstandiging is dat in onvoldoende mate gebeurd;
- na de verzelfstandiging bleek Proloog financieel-administratief niet in control;
- de regels van toezicht en van informatievoorziening die tussen de gemeente en Proloog zijn afgesproken – het zogenaamde toezichtsarrangement – zijn, hoewel ze rechtmatig zijn, te licht gebleken, waardoor Proloog te lang de problemen onder zich heeft gehouden en de gemeente te lang verstoken bleef van noodzakelijke informatie;
- ondanks dit lichte toezichtskader had de gemeentelijke organisatie alerter en adequater kunnen reageren toen bleek dat de begroting 2010 niet op tijd werd ingediend en toen in het voorjaar van 2010 de eerste signalen van de financiële problematiek van Proloog bij de gemeente binnenkwamen.
Deze en andere conclusies leiden tot aanbevelingen die betrekking hebben op Proloog en tot een vijftal aanbevelingen voor mogelijke verzelfstandigingoperaties in het algemeen.
Voor Proloog adviseert de rekenkamer om:
- de rapportageplicht van Proloog minimaal op het niveau te brengen van voor de verzelfstandiging, d.w.z. (financiële) kwartaalrapportages;
- binnen de gemeente dient op hoog niveau een ambtelijke accounthouder voor Proloog te worden aangesteld, die de bevoegdheid heeft om zich over alle ontwikkelingen rondom Proloog te laten informeren en die direct en zelfstandig aan de wethouder kan rapporteren;
- een nieuw toezichtsarrangement tussen gemeente en Proloog af te spreken. Daarbij dient rekening te worden gehouden met de ombouw van het huidige bestuursmodel naar een Raad van toezichtsmodel.
- als onderdeel van de nieuwe toezichtsregels moet de controller van Proloog de verantwoordelijkheid krijgen om toe te zien op de plicht van Proloog om bij ernstige afwijkingen in de bedrijfsvoering de gemeente tijdig te informeren. Worden zijn signalen intern genegeerd dan dient hij de bevoegdheid te hebben om zelf aan de gemeente te rapporteren;
- de leden van de Raad van Toezicht te benoemen op basis van publiek gemaakte functieprofielen, waarin stevige competentie-eisen op het gebied van toezicht zijn geformuleerd.
Klik hier om het rapport te downloaden.