Privacyverklaring

Over ons

Pro Facto BV (Pro Facto) is een bureau voor praktijkgericht bestuurskundig en juridisch onderzoek, advies en onderwijs.Onze opdrachtgevers zijn vrijwel uitsluitend overheden; wij vervullen geen opdrachten voor particulieren. Hieronder staan onze bedrijfsgegevens.

 Postadres  Ossenmarkt 5, 9712NZ te Groningen 
 Bezoekadres  idem
 Telefoon  050 313 98 53
 Fax  050 318 34 26
 Website  https://www.pro-facto.nl
 E-mail  Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
 LinkedIn  /company/pro-facto/
 Twitter  /profactorug
 KvK-nummer  02070569

 

Pro Facto verwerkt persoonsgegevens. Dit is noodzakelijk voor onze bedrijfsvoering en onze dienstverlening. Alle betrokkenen kunnen erop vertrouwen dat wij hun persoonsgegevens zorgvuldig behandelen. Met deze verklaring informeren wij u over de manier waarop wij omgaan met de persoonsgegevens van personen buiten onze eigen organisatie; die van de bezoekers van onze website, de (vertegenwoordigers van (mogelijke)) opdrachtgevers en de persoonsgegevens van mensen die bij de uitvoering van onze diensten zijn betrokken of die van sollicitanten.

In deze verklaring hebben wij ter informatie op diverse plaatsen links in de tekst geplaatst. Die verwijzen naar nadere informatie over het desbetref­fende onderwerp elders op het internet. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere organisaties die via een link met onze website bereikbaar zijn.

De persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat u gebruik maakt van onze diensten, omdat u daarbij betrokken bent of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Die verstrekking kan persoonlijk plaatsvinden, telefonisch, per e-mail, via de website of via de opdrachtgever of -nemer. De gegevens die wij voornamelijk, maar niet uitsluitend verwerken zijn:

  • voornaam of initialen en achternaam;
  • geslacht;
  • telefoonnummer;
  • e-mailadres;
  • betalingsgegevens;
  • andere persoonsgegevens die u aan ons actief verstrekt;
  • gegevens over uw activiteiten op onze website;
  • (incidenteel) bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over de gezondheid die zijn opgenomen in een bezwaar­dossier.

De doelen en grondslagen van de gegevensverwerking 

Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig is om het verwerkingsdoel te bereiken en alleen als daar een rechtmatige grondslag voor bestaat. Wij verwerken uw persoonsgegevens om:

  • overeenkomsten te (kunnen) sluiten met de organisatie die u vertegenwoordigt;
  • onze diensten te leveren;
  • te betalen, te factureren en de uitvoering van de overeenkomst met u te evalueren;
  • contact met u te onderhouden;
  • u als geïnteresseerden te informeren over de ontwikkelingen binnen onze organisatie of de beleidsvelden waarop wij actief zijn;
  • de geschiktheid van een sollicitant te beoordelen of om daarmee contact op te nemen.
  • onze website te kunnen testen en verbeteren;

Wij gebruiken de informatie voor deze doeleinden uitsluitend:

  • als wij daarvoor uw toestemming hebben gekregen;
  • als dat voor een goede uitvoering van de overeenkomst met een opdrachtgever mogelijk en noodzakelijk is;
  • met het oog op de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van openbaar gezag dat aan een opdrachtgever, als verwerkingsverantwoordelijke, is opgedragen, of 
  • als dit noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van een opdrachtgever.

Daarnaast verwerken wij uw persoonsgegevens om u te informeren over (wijzigingen van) onze diensten. Dat doen wij op basis van uw toestemming of omdat die verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang. 

Verder kan het zijn dat wij de persoonsgegevens gebruiken om:

  •  onze financiële administratie te kunnen beheren teneinde te kunnen voldoen aan financiële en fiscale (wettelijke) verplichtingen;
  • interne en externe controle te kunnen (laten) uitoefenen op onze diensten;
  • te voldoen aan verplichtingen uit de wet of om gehoor te geven aan rechterlijke bevelen of bevelen van toezichthoudende instanties.

Dat doen wij als dat voor een goede uitvoering van de overeenkomst met een opdrachtgever mogelijk en noodzakelijk is of als daarvoor een wettelijke verplichting geldt. 

Met de organisaties die in onze opdracht uw gegevens verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Onze kernactiviteiten zijn het verrichten van onderzoek, het geven van cursussen en het geven van advies. De persoonsgegevens die wij daarbij verwerken, worden altijd strikt vertrouwelijk behandeld. Al onze medewerkers zijn tot geheimhouding verplicht. In het kader van onderzoek voeren wij regelmatig enquêtes uit. Het uitgangspunt daarbij is dat onze medewerkers zo veel mogelijk werken met anonieme data. De resultaten van een onderzoek worden zodanig gepresenteerd en gepubliceerd dat deze niet zijn te herleiden tot (individuele) deelnemers. Bij het verstrekken van advies kan het voorkomen dat uw persoonsgegevens zijn opgenomen in een dossier dat ons door onze opdrachtgever ter hand is gesteld met het oog op de vervulling van een taak in het algemeen belang. Tegen die verwerking kunt u bezwaar maken. In overleg met de opdrachtgever worden zoveel mogelijk die persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn voor de beoordeling, geanonimiseerd of verwijderd. Door middel van een verwerkersovereenkomst garanderen wij dat de verwerking plaatsvindt overeenkomstig de privacy­regels.

Het bewaren en de beveiliging van de persoonsgegevens

Als u ons persoonsgegevens verstrekt, worden die niet langer bewaard dan noodzakelijk is om de doelen waarvoor uw gegevens worden verzameld, te realiseren. De gegevens worden niet uitgeleend, verhuurd of verkocht, of op een andere manier openbaar worden gemaakt, tenzij met uw toestemming. Persoonsgegevens die wij hebben verkregen in het kader van opdrachten bewaren wij tot vijf jaar na de afronding van de opdracht. Sommige gegevens worden bewaard omdat het op grond van een financiële en/of fiscale verplichting nodig is. Dit soort gegevens bewaren wij zeven jaar. Als u ons een e-mail stuurt, bewaren wij de gegevens die u ons toestuurt zolang als nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan. Na afloop van deze termijnen zorgen wij ervoor dat uw persoonsgegevens worden verwijderd of geanonimiseerd. Persoonsgegevens van een sollicitant bewaren wij tot vier weken na beëindiging van de sollicitatie­procedure, tenzij de betrokken sollicitant ons expliciet toestemming heeft gegeven om zijn gegevens langer te bewaren met het oog op eventuele toekomstige vacatures. In dat geval bewaren wij zijn persoonsgegevens tot maximaal één jaar vanaf het moment dat de sollicitant daartoe toestemming heeft gegeven.

Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens door ons of door diegenen die deze voor ons verwerken vertrouwelijk worden behandeld. Verder zorgen wij voor een goede beveiliging van ons kantoor en onze systemen om ongeoorloofde toegang tot, aanpassing, openbaarmaking of verlies van de persoonsgegevens te voorkomen. Ons kantoor is voorzien van een doorgeschakeld alarmsysteem. Voor wat betreft persoonsgegevens hanteren wij een clean desk policy. Wij werken zoveel mogelijk digitaal. Papieren met persoonsgegevens bewaren wij standaard in afgesloten kasten. Het verkeer via onze website vindt versleuteld plaats met SSL-beveiliging op basis van het HTTPS-protocol. De gegevens worden opgeslagen in de Cloud op de server van het bedrijf Brisk ICT dat ook al onze systemen beheert. Al onze computers zijn voorzien van een firewall en virusscanner die voortdurend up to date worden gehouden. 

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed zijn beveiligd of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.

Het gebruik van cookies via onze website 

Een cookie is een klein tekstbestand dat door uw browser op een computer, tablet of telefoon wordt opgeslagen. Onze website maakt gebruik van cookies. Wij vinden het belangrijk dat u weet welke dat zijn en waarom die worden geplaatst. 

Als u onze website oproept, plaatsen wij twee zogenoemde ‘first-party cookies’. Die zijn noodzakelijk om de website goed te laten werken en dienen uw gebruiksgemak. Deze cookies worden na het bezoek van onze website weer gewist. 

Daarnaast staan op onze website verwijzingen naar Twitter en LinkedIn. Door Twitter (cdn.syndication.twimg.com) wordt gedurende de browser­sessie een cookie (_lang) geplaatst. Dit is een zogenoemd voorkeurscookies dat ervoor zorgt dat de website informatie kan onthouden die van invloed is op het gedrag en de vormgeving van de website. Dit specifieke cookie dient om de door de gebruiker geselecteerde taalversie van de website te onthouden.

‘Third-party cookies’, cookies die door derden (bijvoorbeeld adverteerders) worden geplaatst, gebruiken wij niet.

De meeste computers hebben hun browsers ingesteld om het gebruik van cookies automatisch te accepteren. Via de browserinstellingen op uw eigen computer kunt u de reeds geplaatste cookies verwijderen en ook bepalen hoe uw browser in het vervolg met nieuwe cookies moet omgaan. Raadpleeg de helpfunctie van uw browser voor meer uitleg over hoe u dit kunt instellen. 

Bezoekersanalyse website

Voor het verzamelen van statistieken over het gebruik en bezoek van onze website maken wij gebruik van de diensten van Extreme Tracking analytics. Deze service werkt zonder cookies. Daarbij gaat het om de volgende informatie: serveradres, domein, datum en tijd van het websitebezoek, de aangeklikte pagina’s en de documenten die zijn gedownload, de site waar je vandaag bent gekomen en het type browser. Deze gegevens worden door Extreme Tracking analytics geanalyseerd en de resultaten hiervan worden aan ons verstrekt. Zo verkrijgen wij inzicht in hoe de website wordt gebruikt en kunnen wij zo nodig aan de hand daarvan onze website of dienstverlening aanpassen. Als dat wettelijk verplicht is, kan de analyticsdienst deze informatie aan derden verstrekken. Het privacybeleid van Extreme Tracking analytics treft u via deze link.

Uw rechten

U kunt ons verzoeken uw door ons geregistreerde persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te wissen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken, te verzoeken om beperkingvan het gebruik of om bezwaar te maken. Tot slot heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om uw persoonsgegevens in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde, organisatie te sturen. Dat kunt u telefonisch doen via 050 313 98 53, per e-mail via: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.of per brief naar ons bovengenoemde postadres.

Wij vragen u om zeker te zijn dat het verzoek door u is gedaan om een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen. Maak daartoe een veilige kopie door in ieder geval uw burgerservicenummer (BSN) en pasfoto onleesbaar te maken. Of maak een kopie met de app KopieID. Klik op deze linkvoor meer informatie over het maken van een veilige kopie. 

Wij zullen zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen een maand reageren op uw verzoek.

Als u niet tevreden bent met de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u bij ons een klacht indienen. Daarvoor kunt u de bovengenoemde contactgegevens gebruiken. Daarnaast wijzen wij u op de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link.

Meer informatie

Heeft u vragen of opmerkingen over het privacybeleid van Pro Facto of over het indienen van verzoeken, dan kunt u zich daarvoor richten tot Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Pro Facto behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op deze website worden gepubliceerd.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 24 mei 2018.

Search